Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortliche Stelle für die Bearbeitung der in dieser Erklärung beschriebenen Personendaten ist die ZUFISO Zürich Financial Solutions GmbH, Badenerstrasse 738, 8048 Zürich.

Für Fragen zum Datenschutz sowie zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter haci.bozca@cleva.ch oder telefonisch unter 043 542 54 00.

2. Diese Erklärung und die Cleva – Mitarbeiter-App

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Cleva – Mitarbeiter-App und das zugehörige Mitarbeiterportal, das unter my.payroll.cleva.ch erreichbar ist, sowie für die zugehörige Website.

Über die App und das Portal können angestellte Personen ihre Kontakt- und Stammdaten einsehen und pflegen, Arbeitszeiten und Absenzen erfassen, Spesen mit optionalem Belegfoto einreichen sowie Lohnabrechnungen und persönliche Dokumente abrufen. Die App wird von ZUFISO als verantwortlicher Stelle betrieben. Der jeweilige Arbeitgeber erhält Zugriff auf die Daten seiner Mitarbeitenden, soweit dies für Lohn- und Personalzwecke erforderlich ist; Änderungen am eigenen Profil sind für den Arbeitgeber unmittelbar sichtbar.

Für Firmen, die über Cleva Offerten und Rechnungen erstellen (Cleva Faktura), bearbeitet ZUFISO die Daten von deren Kundinnen und Kunden im Auftrag der jeweiligen Firma. Verantwortlich für diese Daten ist die Firma, die den Beleg ausstellt; Anfragen dazu richten Sie bitte zuerst an sie.

3. Rechtsgrundlagen und Zwecke

Massgebend ist das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, auch revDSG/nDSG). Soweit die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf die Bearbeitung von Daten betroffener Personen in der EU anwendbar ist, berücksichtigen wir diese ergänzend.

Wir bearbeiten Personendaten, um die Mitarbeiter-App und das Portal bereitzustellen, die Lohn- und Personaladministration für den Arbeitgeber durchzuführen, Zugangsdaten und Lohnabrechnungen zuzustellen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen und den sicheren Betrieb zu gewährleisten.

4. Welche Daten wir bearbeiten

Im Rahmen der App und des Portals können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Zivilstand, Notfallkontakt);
• Anstellungsdaten (Eintritt/Austritt, Pensum, Geburtsdatum, Nationalität, AHV-Nummer);
• Arbeitszeiten und Absenzen; frei eingegebene Absenzangaben können besonders schützenswerte Personendaten wie Gesundheitsangaben enthalten;
• Spesen (Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie, Zahlungsart, Notizen) sowie freiwillig aufgenommene Belege;
• Lohnabrechnungen und persönliche Dokumente;
• bei Cleva Faktura: Name, Adresse, UID, E-Mail und Telefon von Kunden und Kontaktpersonen sowie Offerten, Rechnungen und Gutschriften mit Positionen, Beträgen und Zahlungsstand;
• beim Öffnen eines Beleglinks: Zeitpunkt der Aufrufe, Abruf des PDF sowie bei Offerten der angegebene Name, eine allfällige Bemerkung und der Entscheid (angenommen oder abgelehnt);
• Zugangs- und Protokolldaten, die beim Betrieb der App technisch anfallen.

Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn für die genannten Zwecke benötigen: die betroffene Person selbst, berechtigte Personalverantwortliche des Arbeitgebers sowie ZUFISO als Betreiberin.

5. Kamera und Belegfotos

Für das Einreichen von Spesen können Sie freiwillig ein Belegfoto aufnehmen oder eine Datei auswählen. Die Kamera wird ausschliesslich auf Ihre Aktion hin und nur für diesen Zweck verwendet. Das Beleg­dokument wird dem jeweiligen Spesen­eintrag zugeordnet und sicher gespeichert.

6. Beleglink

Offerten und Rechnungen werden mit einem persönlichen Link versendet; nimmt die ausstellende Firma Online-Zahlungen an, steht der Link zudem als QR-Code auf dem Rechnungs-PDF. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel, den nur kennt, wer die E-Mail oder das PDF erhalten hat; gespeichert wird lediglich eine Prüfsumme davon. Über den Link ist nur dieser eine Beleg abrufbar, ohne Anmeldung. Der Link ist befristet (bei Rechnungen ein Jahr, bei Offerten 30 Tage über die Gültigkeit hinaus) und kann von der ausstellenden Firma jederzeit gesperrt werden.

Damit die Firma den Stand ihrer Belege kennt, halten wir fest, wann der Link erstmals und zuletzt geöffnet wurde, wie oft und ob das PDF geladen wurde. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Aufrufe je IP-Adresse; dieser Zähler wird spätestens nach zwei Tagen gelöscht. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Tracker eingebunden.

Wählt die zahlende Person «Online bezahlen», wird sie zu Stripe weitergeleitet; dabei gelten die Bestimmungen von Stripe.

7. Dienstleister und Datenstandort

Für den Betrieb setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter ein:

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher. Die Daten werden in der Region EU (Rechenzentrum Frankfurt, Deutschland) bearbeitet.
• Vercel – Hosting der Web-Anwendung innerhalb der EU.
• Resend – Versand von Zugangsdaten, Lohnabrechnungen sowie Offerten, Rechnungen und Gutschriften per E-Mail (einschliesslich PDF-Anhang). Der E-Mail-Versand kann eine Bekanntgabe ins Ausland, einschliesslich der USA, umfassen.
• Stripe – Online-Zahlung von Rechnungen (Karte, TWINT und weitere Zahlarten), sofern die ausstellende Firma ihr eigenes Stripe-Konto hinterlegt hat. Die Zahlung wickelt Stripe direkt mit der Firma ab; Zahlungsdaten wie Kartennummern gibt die zahlende Person bei Stripe ein, Cleva erhält sie nicht. Cleva erhält von Stripe nur die Bestätigung der Zahlung (Betrag, Zeitpunkt, Kennung, bei einem Streitfall dessen Stand) und ordnet sie der Rechnung zu; auf Wunsch der Firma sendet Cleva der zahlenden Person eine Bestätigung per E-Mail. Stripe kann Daten in die USA bekannt geben; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe.
• UID-Register des Bundesamts für Statistik – Abfrage öffentlicher Firmenangaben (Name, Adresse, UID, MWST-Status) beim Anlegen eines Kunden. Übermittelt wird nur der eingegebene Suchbegriff.
• Google Fonts – Bereitstellung von Schriften. Beim Abruf externer Schriften werden Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, an Google übermittelt.

Die Bekanntgabe an Empfänger innerhalb der EU/des EWR ist zulässig, da dort ein angemessener Datenschutz anerkannt ist. Bei Bekanntgaben in Länder ohne anerkannten angemessenen Schutz, insbesondere in die USA, stellen wir ein angemessenes Schutzniveau durch die gesetzlich vorgesehenen Garantien (etwa Standardvertragsklauseln) sicher.

Eine Weitergabe an Behörden, Steuerämter, Sozialversicherungen oder weitere Empfänger erfolgt im Rahmen des Mandats, entsprechender Vollmachten oder gesetzlicher Pflichten.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Es gilt keine einheitliche Frist für alle Daten; massgebend ist die jeweilige Datenkategorie:

• Mitarbeiterkonto und Zugang: Nach dem Austritt wird der Zugang deaktiviert und das Konto gesperrt; es wird nach Wegfall des Zwecks und Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungspflichten gelöscht.
• Lohn- und buchhaltungsrelevante Belege (insbesondere Lohnabrechnungen und Lohnjournal als Buchungsbelege): zehn Jahre gemäss OR Art. 958f; die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres.
• Offerten, Rechnungen und Gutschriften samt Verlauf: zehn Jahre gemäss OR Art. 958f, soweit sie Buchungsbelege sind; die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Beleglinks verfallen nach Ablauf ihrer Gültigkeit; ihr Aufrufprotokoll wird mit dem Beleg aufbewahrt.
• Übriges Personaldossier und Stammdaten: während des Arbeitsverhältnisses und danach nur so lange, wie es für den Zweck oder zur Geltendmachung bzw. Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist; anschliessend Löschung oder Anonymisierung.
• Besonders schützenswerte Daten (z. B. Gesundheitsangaben aus Absenzen): nur solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, danach Löschung.
• Technische Protokolle (Logs): in der Regel höchstens zwölf Monate.
• Sicherungskopien (Backups): rollierend für höchstens 90 Tage; anschliessend werden sie überschrieben.

Ein Löschungsbegehren hebt gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht auf. Daten, die noch aufbewahrt werden müssen, werden auf die erforderlichen Zwecke beschränkt.

9. Rechte betroffener Personen

Sie können Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten und die Berichtigung unrichtiger Angaben verlangen. Weitere Rechte, insbesondere auf Löschung, Unterlassung einer Bearbeitung oder Datenherausgabe und -übertragung, bestehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen.

Bitte richten Sie Ihr Begehren an haci.bozca@cleva.ch. Zur Vermeidung unberechtigter Offenlegung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden. Soweit die DSGVO gilt, bleiben die dort vorgesehenen Rechte und Beschwerdewege vorbehalten.

10. Cookies, lokale Speicherung und Web-Analyse

Die Anwendung verwendet lokalen Browserspeicher für Ihre Anmeldesitzung und Anzeigeeinstellungen (z. B. helles oder dunkles Design) sowie einen Service Worker und Cache für Anwendungsdateien und Schriften. Es sind keine Web-Analyse- oder Marketing-Tracker eingebunden.

Beim Abruf fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an. Diese werden im Rahmen der unter Ziffer 8 genannten Fristen für Protokolle bearbeitet.

11. Weitere Informationen

Informationen zu Ihren Rechten finden Sie beim EDÖB zum Auskunftsrecht. Hinweise zur gesetzlichen Aufbewahrung stellt das KMU-Portal des Bundes bereit.